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marzo 21, 2020

Trabajar desde casa en tiempos de coronavirus

Claves y rutinas para teletrabajar en el confinamiento

coronavirus

Estamos viviendo una situación excepcional en el mundo con la pandemia del coronavirus (COVID-19). Se están tomando medidas a distintos niveles en muchos países, y se apela a la responsabilidad ciudadana en medidas de higiene y contacto social, en muchos casos muy restrictivas. En mi caso, como a todos, me ha afectado de lleno en el día a día, y he tenido que adaptar mi trabajo a esta situación inusual. Te cuento qué estoy haciendo y cómo van a ser los próximos días.

Responsabilidad

Los colegios están cerrados de forma indefinida, por lo que teniendo un niño pequeño, hay que tirar de ingenio para estar en casa muchos días y mantenerlo entretenido. No se debe salir a la calle, no se puede, excepto para casos muy concretos como ir a la farmacia o comprar alimentos. Muchas empresas han tenido que parar su producción, y están fomentando el teletrabajo, ejecutando Expedientes de regulación temporal de empleo (ERTE) o, desgraciadamente, despidos. Es una situación muy complicada, y en mi caso, siendo autónomo, lo tuve claro desde el principio: traer todo el equipo a casa e «intentar trabajar» —el bajón de encargos se ha notado de inmediato—.

Rutinas

Lo más importante en estos días para mí ha sido establecer una rutina. Es importante levantarse a la misma hora, estructurar la jornada, e ir repartiendo los espacios. Mi día a día es: ejercicio y ducha, trabajo, jugar con mi hijo, repartir las tareas domésticas, las comidas, tener tiempo con mi pareja hablando o viendo alguna serie o película, leer, aprender algo nuevo, y hablar con familia y amigos. Nada extraordinario, pero la clave está en el refuerzo mental: es normal tener momentos de “bajón”, son muchas horas, muchos días, pero cada hora que pasa es una victoria.

Creo que es fundamental evitar ver continuamente las noticias sobre el coronavirus, o leer las redes sociales: bulos, gente apocalíptica, opiniones politizadas… son una mala combinación. Mi consejo es que te informes, pero una vez al día máximo. Estoy incluso valorando hacerlo día sí, día no. Porque la cuestión es que si nos mantenemos en casa, si tomamos precauciones al ir a comprar, solo cabe esperar, nada más.

Levántate todos los días a la misma hora, haz algo de ejercicio y estructura las actividades del día en bloques

Alimentación

Estando tantos días encerrados, lo que comamos es más importante todavía si cabe. Y estamos mucho tiempo sentados, ya que no nos movemos como lo haríamos si pudiéramos salir a la calle.

¿Qué comer? Pues no voy a decir nada que no sepas. Una dieta equilibrada, mediterránea, comiendo de todo, y reforzándolo con algún probiótico, vitamina C y D, kefir, etc. Sentido común, no soy ningún experto en esto.

Y como tenemos mucho tiempo, es un buen momento (si te gusta, claro) para cocinar platos nuevos y experimentar. Seguro que después de este confinamiento, salimos reforzados sabiendo preparar nuevas comidas.

Trabajo. Herramientas y día a día

No he variado demasiado la forma de trabajar en casa respecto a la oficina. Solo echo de menos, eso sí, la ergonomía… En casa tengo un tablero y cuatro patas, con una silla de comedor con cojines que me va a destrozar la espalda, y una iluminación regular. Pero bueno, esto es provisional.

Para organizarme las tareas de cada día, sigo usando la app TickTick. La tengo estructurada por:

  • Trabajos en marcha
  • A la espera
  • Cobros pendientes
  • Otros

En “Trabajos en marcha”, llevo el estado de cada proyecto al día. Fecha de entrada y entrega, características, datos del cliente, etc. La app permite hacer copias de seguridad en formato CSV, así que una vez a la semana aproximadamente las subo a la nube.

En la sección “A la espera” tengo presupuestos o trabajos que están esperando respuesta, sea para aceptación e inicio del proyecto, sea para confirmar algún cambio de alguno ya en marcha. Como en el apartado anterior, en cada uno de ellos está la información detallada para que no queden dudas de nada.

En “Cobros pendientes” llevo el control de los trabajos terminados que faltan por cobrar. Sin más.

Y por último, en “Otros” tengo mi particular cajón de sastre. Hay de todo. Ideas de proyectos, artículos por leer, enlaces a webs y videos interesantes, trabajos pendientes por subir al portfolio web…

TickTick me parece muy fácil de utilizar, y además de para el trabajo, también la uso como lista de la compra sincronizada con mi pareja: es muy cómoda.

Google Calendar es otra de las herramientas clave. Separada por colores, los eventos quedan bien delimitados: rojo para cosas del niño (recoger o llevarlo al cole, médicos, actividades…), azul para el trabajo (reuniones, recordatorios de llamadas…), amarillo para los horarios de trabajo de mi pareja (en base a ellos, me organizo las semanas), morado para eventos de trabajo (networkings, viajes…), verde para ocio, y gris para avisos de pagos. Todo ello lo tengo en un widget en el escritorio del smartphone, y lo puedo gestionar también desde la tablet y el ordenador principal.

Hojas de cálculo de Google. En ellas llevo exhaustivamente la facturación y los gastos. Sé que hay herramientas muy buenas específicas para esto, pero la verdad que estoy muy cómodo con este sistema. Respaldado todo en la nube y en dos discos duros externos, está todo debidamente almacenado en pdf para enviar al final de cada trimestre a mi gestor.

Google Drive y Dropbox. Dos apps para almacenar archivos de copias en la nube, o para compartir enlaces con archivos para clientes, colaboradores o proveedores.

WeTransfer para enviar archivos pesados a imprentas o clientes. Rápida y sencilla. Con la versión gratuita puedes enviar hasta 2GB.

Telegram y Whatsapp para grupos y comunicación. Aunque prefiero usar el e-mail preferentemente, si algún cliente las usa no pongo pegas. Permite mandar muestras y recibir feedback rápido.

Clockify. Para medir tiempos en los proyectos es una herramienta muy buena. También la utilizo para pulir los presupuestos, ya que por ejemplo si hago un proyecto de branding, al terminarlo tengo información del tiempo invertido en cada fase, y me permite sacar una “media” para ajustar mejor los precios de cara a trabajos futuros.

Slack, Asana o Trello son apps de trabajo colaborativo. Uso unas u otras dependiendo del proyecto y de la gente que esté trabajando en él. Son herramientas interesantes para saber en cada momento qué está haciendo cada miembro del equipo, enviar imágenes o links, o usar el chat directo.

Pararse a pensar en el futuro

La situación que ha generado la crisis sanitaria del coronavirus puede ser una oportunidad, prefiero pensarlo así. Todo este tiempo extra en casa te permite plantear nuevos proyectos que a medio/largo plazo te pueden ser rentables. Te cuento algunos que puedes explorar.

  • Hacer un podcast. Elige un tema, sea más orientado a tu trabajo o a ocio, o mixto, como tú quieras. Piensa un nombre, un tono para comunicar, y haz una lista con 10 o 15 temas para hablar, y prepara un guión. Intenta no leer nada, solo ideas básicas y déjate llevar hablando. Elige la periodicidad con que vas a comprometerte (un capítulo diario, semanal, mensual…) y márcate una duración media (para mí, lo ideal son unos 15 minutos, pero para esto no hay una fórmula mágica). Graba y prepara los 10 primeros capítulos y súbelos de golpe a alguna plataforma, de esta manera conseguirás más enganche inicial y más descargas si aportas contenido de valor. Sobre el equipo a utilizar, empieza con una inversión mínima, puedes grabar con tu móvil, pero búscate un sitio silencioso y esfuérzate por conseguir un buen audio, es muy importante. Si quieres invertir un poco, puedes comprar algún micrófono direccional (entre 50 y 150 euros) de las marcas Rode, Marantz o Audio Technica. Para editar los capítulos, puedes empezar con Audacity, es gratuito, o probar si eres de Mac con GarageBand. Si los ves demasiado complejos, busca alguna app o programa más sencillo, los hay.
  • Crear un canal de YouTube. Muy similar a lo anterior, pero además del contenido, debes trabajar la parte visual. Puedes grabar con tu smartphone para empezar, o usar algún equipo de segunda mano para no hacer una inversión inicial grande. Si no tienes conocimientos de edición de video, antes de lanzarte puedes hacer algún curso.
  • Aprovecha para formarte. Aprende más sobre algo que te guste, o al revés, sobre algo que no sepas que te pueda ofrecer oportunidades profesionales futuras. O estudia simplemente por placer, aunque no esté relacionado con tu trabajo.
  • Prepara un curso o contenidos on-line. Sé tú quien da la formación, prepárate contenidos para lanzarlos en tu web o en alguna academia on-line. Si lo haces bien, eso te generará ingresos pasivos que te ayudarán a ganar algo de dinero extra.
  • Busca escuelas u oportunidades para dar conferencias o formar parte de algún Máster especializado presencial. Mira los requisitos, las áreas más demandadas en las que puedas aportar, y prepáratelo, tanto a nivel de contenidos como a nivel de presentación.
  • Monta un negocio paralelo. Algunos compañeros diseñadores han creado actividades paralelas a su trabajo diario para generar ingresos añadidos. Por ejemplo, la gente de Emotivo ha creado su propia marca de calcetines Janobanano, o Marco creativo vende camisetas, sudaderas… en MinimalMove. Ambos hacen sus diseños exclusivos y venden on-line.
  • Invierte tiempo en tu marca. Aprovecha para renovar la página web y los posts de tu blog, reajusta tu logotipo si es necesario, reposiciona tu marca de cara a la recesión que viene. Puedes mejorar el SEO de tu web, aprender a gestionar la publicidad en redes sociales y Google Ads y, cuando puedas, invierte en ello.

Toda crisis o recesión es una oportunidad. Aprovéchala para aprender cosas nuevas o emprender nuevos proyectos

Para finalizar este post, quiero darte ánimos. Vivas solo, en pareja, con tus padres, con hijos o sin ellos… estar encerrado en casa sin saber por cuánto tiempo se hace difícil. pero lo vamos a superar. Si nos quedamos en casa, y respetamos las medidas que se están lanzando, todo saldrá bien. Intenta entretenerte, estructura tus días por bloques, controla los tonos con los que hablas a los tuyos (estando 24 horas al día juntos, es inevitable que aparezcan tensiones), haz algo de ejercicio diario, no caigas en la sobreinformación y desinformación, e intenta liberar tensión de alguna manera.

¿Y tú? ¿Cómo afrontas el teletrabajo? ¿Cómo llevas el confinamiento? Deja un comentario. Un saludo y ánimo.

Comentarios

  1. Ramón

    Buen artículo.

    En tiempos revueltos es cuando más sereno hay que estar a la hora de tomar decisiones.

    Muy importante evaluar todas las oportunidades que tienes, y empezar con los recursos de los que dispongas.

    Saludos!

    • admin

      Eso es. La situación es difícil pero hay que pensar bien antes de cualquier decisión, vienen tiempos de oportunidades.

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David Ivorra Buades

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